15.2.1要保存好空白数据录入文件。在录入中，可能会需要分中心录入、不同录入员录入或者根据不同来源的数据分开录入等情况。当需要分开文件录入一批数据的时候，我们就会发现又需要一个空白的录入文件了。提前保留空白的录入文件备用显得十分重要。
15.2.2录入过程中保证REc文件不被修改。从功能上说，Epidata建立的REc文件是可以在录入过程中进行修改的。但是如果录入人较多，待录入文件量较大的时候，我们还是建议您要在整个录入过程中保持REc文件的结构不被修改。因为如果结构发生变化，或者个别变量命名改变或增加、删减，则最后合并及导出的数据就会出现混乱，为后期数据整理和利用带来大量不必要的麻烦。万一由于实际需要，要增加变量数量、增加变量长度，则需要由数据管理员针对所用录入者的REc文件进行同步修改，以保证各REc文件的一致性。保证REc文件不被修改的重要方法之一，就是在把REc交给录入员的同时，不要把qES文件同时交给他们（虽然仅有REc也可以生成qES，但是至少避免了误操作）。
15.2.3录入时保持数据的原汁原味。录入员经常会发现问卷中有些内容看上去有问题，有些甚至存在明显的错误。根据我们的经验，在数据录入过程中尽量不要对问卷中的“错误”进行修改。原因有几个，首先，我们无法准确判断这个“错误”是否真的错误，如果在录入阶段把它改掉了，则后面就再也没有机会进行判断了。暂时留着，等到数据清洗过程在发现和修改，这时才能保证每一次修改都是能留下痕迹的。其次，录入员的修改很可能为双录入和数据核查带来麻烦，增加后期数据核查的工作量。无论如何，录入员要把自己的“主见”放下，在录入过程中只要做好数据从纸质问卷到电子数据库的转移即可。
15.2.4要给每个REc命名。当多个录入员、中心或时间点分别录入时，每个录入员录入的文件都应该有自己的命名。我们习惯在REc文件的命名中体现出录入者、中心及时间信息，以便进行区分管理。比如，可以将北京大学第三医院分中心2013年12月15日由张华录入的REc文件命名为“bysy张华.rec”。
15.2.5过程文件的保存与备份。如果一批资料需要分多日进行录入，则应将每天录入完成的文件拷贝一个副本到单独的备份文件夹中保存。这样做的好处是，万一发现某天以后的REc文件或其他文件发生损坏，通过回溯备份资料，能将损失减少到最低。此外，分不同的硬盘、不同电脑分别备份也是至关重要的，以免硬件故障带来不可恢
前几期分别介绍了Edidata软件的安装和建库、录入等功能。今天开始要和大家谈谈Epidata软件的数据管理功能了。这些数据管理功能，使Epidata不同于Excel这类大家熟知的处理数据的软件，使它进入我们的视线，并成为我们真心推荐给大家的最大原因。
为了方便进行数据管理，数据库的录入通常不是一次性把所有问卷或病例报告表（cRF）都录入到一个REc文件里，常常会几十份cRF建一个REc文件，在录入完成后对数据库进行合并。这在Epidata中需要应用“纵向追加记录”的功能。
临床研究往往会把研究工作按研究流程分割成几块，如：基线调查、住院信息、手术所见、术后随访。不同模块完成时间不尽相同，录入工作一般不会等到病例都随访完了才做，可以在完成某个模块（如基线）的信息收集后就展开录入工作。也就是说，研究者或数据管理员针对研究流程里的不同模块，会分别建立相应的REc文件，在进行数据分析前需要把同一个患者的各模块的信息综合到一起。这时需要应用Epidata的“横向合并字段”的功能。
简单来说，“纵向追加记录”意思是把含有不同患者信息且结构相同的库合并起来，成为一个患者数量更多的数据库。“横向合并字段”的意思是把含有同样患者信息且结构不同的数据库合并起来成为变量数更多的数据库。
16.1纵向追加记录示例
不管是追加还是合并，都要用“数据导入\/导出”中的“纵向追加记录\/横向合并字段”然后选择需要进行追加或合并操作的两个REc文件。
假设我有两个数据库，“append a.rec”和“append b.rec”，两个数据库变量数量、类型、长度是一致的，a库有32名患者的信息，而b库有10名患者信息。为了最后分析的需要，我要把a、b两个库合并在一起，形成一个“append all.rec”文件。这时我需要点击“数据导入\/导出”→“纵向追加记录\/横向合并字段”，后面的操作请看图。点击确定后出现以下对话框，能看到要进行追加\/合并操作的两个REc文件的大概信息（几个字段\/变量和几条记录），需要在在空白框中键入合并后的REc文件的保存路径和文件名。此时注意，如果是对同样结构的两个REc文件进行合并，增加的是数据库里的病例数量则选择“追加\/Append”选项卡，这时再次核对一下要进行追加的两个REc文件，从下图可以看到，“append a.rec”和“append b.rec”一样有28个字段（变量），记录数不同；基本确认了这两个REc文件的结构应该差不多，我们目前做的是追加记录。其他的选项让它保持默认选择就好。此时点击“追加\/Append”按钮就可以实现两个REc文件的记录追加。